Официальный сайт
администрации г. Ессентуки
и Думы города Ессентуки

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

Понятие номенклатуры дел 

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел. 

Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел. 

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1). 

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. 

Основные требования к составлению номенклатур дел организации 

1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел. 

2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме. 

3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. 

4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий. 

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. 

5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д. 

Кто должен составить номенклатуру дел? 

За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства. Их главная задача - собрать со всех отделов "фрагменты" будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму. 

Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации ответственным за сводную номенклатуру. 

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел редакции газеты можно установить следующие разделы: руководство и контроль, работа с кадрами, бухгалтерский учет и отчетность и др. 

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации 

1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.

2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится. 

3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в электронном варианте и на бумажном носителе. 

4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник. 

5. Установить срок хранения дела помогут:

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).
Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.

В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА».

zapolnyaem_ND2

Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения.

Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту.

Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно  из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.

После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу. 

6. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок. 

Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 3 года. 

В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. 
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства. 

Приложение 1

Приложение 2